一。会务筹备组的建立。
组织一个高效率的会务筹备组，选好一个干练、认真的筹备组负责人，是会议成功的先决条件。会议筹备组的负责人，应是本单位比较有影响的人物，不但有较强的组织才能，而且有一点的凝聚力；不但自身各方面能力较强，而且能以身作则，关键时候可以带领会务组全体人员突击某项工作。如果允许，筹备组的负责人最好是会议主持人。

会议筹备组应下设两个小组：秘书小组与会务小组，前者主要负责文字宣传准备，后者主要负责除文字宣传以外的所有工作，从会前的准备，会议开始的接待，会议中间的服务，直至会后的送行等等。会议筹备组的主要负责人和两个小组的负责人要及时沟通信息，在总的日程安排下，作详细的准备工作及日程进度计划，以确保会议准备工作的完善。

二、会务准备。会务准备工作由会务小组负责，会务准备的内容很多，主要有：
1、拟发好会议通知。会议通知必须写明开会的时间、地点及会议主题和会议参加者等内容。会议时间一般不应选择在重大节日和假日，因为这些日子是与会者的休息日。为了使会议参加者能对自己的工作做好安排，有的会议通知还应写明闲会时间。发会议通知要提前一定的时间，以便会议参加者有所准备。根据会议的内容和参加者的地区范围，会议通知可采用张贴的办法，也可邮寄。邮寄会议通知时在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁。对外地的会议参加者，有关住宿和差旅费等问题都应一一写明，以免造成不必要的麻烦。

4、其他准备。根据会议的需要，决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动，做相应的准备。